Zusammenspiel der gesellschaftsrechtlichen Dokumente

Für die Gründung einer UG / GmbH gibt es verschiedene Dokumente, die zwingend erforderlich oder aber in Ergänzung sinnvoll sind. Der nachfolgende Beitrag gibt einen Überblick über die Dokumente, die für die Gründung einer UG / GmbH erforderlich bzw. sinnvoll sind. Die hier vorgestellten Dokumente des Graustufen-Musterpaket ‚Gründung‘ sind so zusammengestellt, dass sie das Typische StartUp-Szenario abbilden. Sie bilden eine gesunde gesellschaftsrechtliche Grundlage, um das StartUp bis zur ersten ernsthaften Finanzierungsrunde zu bringen.

1. Gesellschaftsvertrag

Für eine UG/GmbH stets erforderlich ist ein Gesellschaftsvertrag. Er wird auch Satzung genannt. Der Gesellschaftsertrag ist ein Vertrag zwischen den Gesellschaftern, der gleichzeitig auch die Gesellschaft als solches konstituiert.

Der Gesellschaftsvertrag bildet die Grundlage der Gesellschaft – quasi das Grundgesetz. Der Gesellschaftsvertrag regelt vor allem die grundlegende Organisation der Gesellschaft.

Der Gesellschaftsvertrag wird im Rahmen des notariellen Gründungsprotokolls (siehe unten) erstmalig aufgestellt und entfaltet seine Wirkung mit Eintragung der UG/GmbH im Handelsregister.

Jede Änderung des Gesellschaftsvertrages bedarf ebenso der notariellen Beurkundung. Und auch hier werden die Änderungen erst mit Eintragung der Satzungsänderung im Handelsregister wirksam.

WICHTIG: Der Gesellschaftsvertrag wird im Handelsregister veröffentlicht und ist daher von jedermann einsehbar. Besondere Regelungen zwischen den Gesellschaftern sollten daher außerhalb des Gesellschaftsvertrages in der Gesellschaftervereinbarung (siehe unten) geregelt werden.

Übrigens kann der Gesellschaftsvertrag auch vom Notar entworfen werden, was sogar schon mit in der Beurkundungsgebühr mit enthalten ist. Aber warum dies oftmals jedoch nicht empfehlenswert ist und ihr natürlich auf die Vorlagen des Graustufen-Pakets ‚Gründung‘ zurückgreifen solltet, erfahrt ihr hier

Zur kommentierten Mustervorlage ‚Gesellschaftsvertrag‘

2. Gründungsprotokoll und erste Gesellschafterversammlung

Das Gründungsprotokoll ist die notarielle Urkunde, mit der ihr den Gründungsvorgang der UG/GmbH formell startet. Im Kern haltet ihr eine erste Gesellschafterversammlung ab, bei der ihr beschließt, die Gesellschaft zu gründen und den Gesellschaftsvertrag festzustellen. In der ersten Gesellschafterversammlung werden auch der/die Geschäftsführer bestellt.

Wichtig: Mit der Beurkundung des Gründungsprotokolls entsteht die UG/GmbH (mit ihrer Haftungsbeschränkung) noch nicht, sondern erst mit Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister. Zwischen der Beurkundung des Gründungsprotokolls und der Eintragung besteht eine so genannte ‚Vor-Gesellschaft‘. Diese kann zwar schon im Rechtsverkehr auftreten. Es besteht noch keine Haftungsbeschränkung. Die Gesellschafter haften daher persönlich und unbeschränkt für Verbindlichkeiten, die die Vor-Gesellschaft eingeht.

Glückwunsch! Mit dem Gründungsprotokoll und dem Gesellschaftsvertrag könntet ihr schon eine rechtlich wirksame Gründung einer UG/GmbH hinbekommen. Warum aber auch eine Gesellschaftervereinbarung Sinn macht, erfahrt ihr gleich.

3. Gesellschaftervereinbarung

Die Gesellschaftervereinbarung ist eine Vereinbarung zwischen den Gesellschaftern. Im Gegensatz zum Gesellschaftsvertrag ist die Gesellschaftervereinbarung nicht zwingend für den Bestand der UG/GmbH erforderlich, sondern optional.

Was der Gesellschaftervereinbarung alles geregelt werden soll, können die Gesellschafter relativ frei entscheiden. Häufig werden Regelungen zu Zuzahlungsverpflichtungen, Vesting-Regelungen, Zustimmungsvorbehalte usw. getroffen. Einen Überblick über typische Regelungsgegenstände in einer Gesellschaftervereinbarung findet ihr hier.

Obwohl man nicht zwingend eine Gesellschaftervereinbarung braucht, weil man viele der Themen auch in dem Gesellschaftervertrag regeln könnte, haben sich Gesellschaftervereinbarungen bei StartUps durchgesetzt und zwar aus folgenden Gründen:

Das gute an der Gesellschaftervereinbarung ist, dass sie nicht im Handelsregister veröffentlicht wird, da sie ausschließlich die Gesellschafter berechtigt und verpflichtet, die Partei der Gesellschaftervereinbarung sind. In einer Gesellschaftervereinbarung werden daher solche Regelungen getroffen, die nicht nach außen dringen sollen.

Zudem können in einer Gesellschaftervereinbarung auch Personen einbezogen werden, die nicht Gesellschafter sind. Das können zum Beispiel die Gründer persönlich sein, wenn sie über eine Holding-UG an der Gesellschaft beteiligt sind. Eine solche Verpflichtung Dritter ist im Gesellschaftsvertrag nicht möglich.

Übrigens: Die Gesellschaftervereinbarung (Shareholders‘ Agreement) wird insbesondere nach dem Hinzutreten von Investoren auch Beteiligungsvereinbarung (Participation Agreement) genannt. Inhaltlich meinen diese Bezeichnungen aber dasselbe.

4. Geschäftsordnung für die Geschäftsführung

Bei der Geschäftsordnung für die Geschäftsordnung muss ich ein wenig ausholen:

Die Geschäftsführer einer GmbH sind in ihrer Vertretung der Gesellschaft nach außen hin nahezu unbeschränkt (§ 35 GmbHG). Die Geschäftsführer können daher wirksam Verpflichtungen der Gesellschaft begründen.

Die Geschäftsführer sind in ihrem Handeln für die Gesellschaft grundsätzlich dem Gesetz, dem Gesellschaftsvertrag aber auch den Weisungen der Gesellschafter(versammlung) unterworfen.

Die Gesellschafter (insbesondere solche, die nicht selbst Geschäftsführer sind) haben oft ein Interesse daran, mitzureden und informiert zu bleiben – zwar nicht unbedingt im Alltagsgeschäft, aber bei wesentlichen Entscheidungen. Zudem soll oft verhindert werden, dass einzelne Geschäftsführer eigenmächtig losziehen und für die Gesellschaft Rechtsgeschäfte abzuschließen oder zu kündigen.

Die Lösung bieten Zustimmungskataloge, die bestimmte Rechtsgeschäfte und Maßnahmen auflisten, bei denen die Geschäftsführung vorab die Zustimmung der Gesellschafterversammlung (oder ggf. eines Beirats) einzuholen hat.

Verletzt ein Geschäftsführer diese Zustimmungserfordernis und wird die Zustimmung auch nicht nachträglich erteilt, bleibt die Rechtshandlung im Außenverhältnis unberührt. Das bedeutet, dass z.B. der geschlossene Mietvertrag zwischen der Gesellschaft und dem Vermieter wirksam ist und bleibt, da der Geschäftsführer die Gesellschaft im Außenverhältnis ja wirksam vertreten konnte (Einzelvertretungsbefugnis mal vorausgesetzt).

Im Innenverhältnis macht sich der Geschäftsführer jedoch persönlich und unbeschränkt schadenersatzpflichtig und ihm kann unter Umständen aus wichtigem Grund gekündigt werden. Durch einen Zustimmungsvorbehalt ist die Geschäftsführung daher motiviert, diese Zustimmung auch tatsächlich einzuholen.

Solche Zustimmungsvorbehalte können an verschiedenen Stellen geregelt sein: im Gesellschaftsvertrag, in der Gesellschaftervereinbarung, im individuellen Geschäftsführeranstellungsvertrag und – und jetzt kommt‘s – in einer Geschäftsordnung für die Geschäftsführung.

Die Geschäftsordnung für die Geschäftsführung ist eine Art Weisung der Gesellschafter an die Geschäftsführung und wird durch Gesellschafterbeschluss aufgestellt und geändert. Das Gute ist, dass ein solcher Beschluss zur Aufstellung oder Änderung der Geschäftsordnung keiner notariellen Form bedarf. Die Geschäftsordnung kann daher unkompliziert und flexibel geändert werden, z.B. wenn vereinbarte Schwellenwerte derart niedrig waren, dass in der Praxis laufend nachgefragt werden musste, obwohl dies auch von den Gesellschaftern gar nicht gewünscht war.

Die Geschäftsordnung für die Geschäftsführung enthält zudem oftmals noch weitere Regelungen zu den Reportings, die die Geschäftsführer den Gesellschaftern (insbesondere Investoren) abliefern müssen.

Übrigens: Auch wenn in der ersten Phase, wo noch keine Investoren/Business Angel mit an Bord sind, empfiehlt sich eine Geschäftsordnung. Zum einen können sich so die Gründer untereinander absichern, dass nicht einer von ihnen als Geschäftsführer im Alleingang losprescht. Zum anderen zeigt eine Geschäftsordnung bei der Investorenansprache auch ein gewisses Maß an Strukturiertheit und Professionalität. Schließlich bekommen alle Beteiligten eine Orientierung, welche Rechtsgeschäfte und Maßnahmen (ggf. bei welchen Schwellenwerten) wichtig sind.

5. Geschäftsführer-Anstellungsvertrag

Der Geschäftsführer-Anstellungsvertrag ist ein Dienstvertrag zwischen der Gesellschaft und dem jeweiligen Geschäftsführer, der am ehesten mit einem Arbeitsvertrag zu vergleichen ist. Aufgrund der Organstellung ist ein Geschäftsführer jedoch kein Arbeitnehmer, so dass diverse gesetzliche Regelungen für Arbeitnehmer nicht anwendbar sind.

In dem Geschäftsführer-Anstellungsvertrag werden daher die Rechte und Pflichten des Geschäftsführers gegenüber der Gesellschaft geregelt – insbesondere der Vergütungsanspruch des Geschäftsführers.

Wichtig: Der Geschäftsführer-Anstellungsvertrag ist strikt von dem organschaftlichen Amt als Geschäftsführer zu unterscheiden. Es ist möglich, einen Geschäftsführer organschaftlich (durch Gesellschafterbeschluss) zu bestellen, ohne dass er einen Geschäftsführer-Anstellungsvertrag hat. Andersherum würde z.B. die organschaftliche Abberufung des Geschäftsführers nicht ohne Weiteres die Beendigung seines Geschäftsführer-Anstellungsvertrages bedeuten.

Braucht ein StartUp überhaupt einen Geschäftsführer-Anstellungsvertrag mit seinen Geschäftsführern? Nicht unbedingt. Gerade in Konstellationen, in denen die Gründer auch Geschäftsführer sind und/oder die Geschäftsführer (ersteinmal bis zu einer Finanzierung/ersten Umsätzen) keine Vergütung von der Gesellschaft erhalten sollen, ist ein solcher Vertrag entbehrlich.

Spätestens, wenn der betreffende Geschäftsführer eine Vergütung erhalten soll oder kein Gesellschafter ist (Fremdgeschäftsführer) ist ein Geschäftsführer-Anstellungsvertrag ratsam.

6. Darlehensvertrag

Werden der Gesellschaft durch die Gründer oder durch die drei F (Friends, Fools & Family) Darlehen gewährt, sollten diese Darlehensgewährungen und deren Konditionen vertraglich dokumentiert werden.

Wichtig: Die Gründer sollten darauf achten, dass die Darlehen (wenn möglich), einen qualifizierten Rangrücktritt enthalten, um eine insolvenzrechtliche Überschuldung durch die Darlehensgewährung zu vermeiden. Durch den Rangrücktritt treten die Darlehensgeber freiwillig für den Insolvenzfall mit ihrem Darlehensrückzahlungsanspruch hinter die „normalen“ Gläubiger zurück. Das Darlehen wird zu einer Art Risikokapital. Der Darlehensvertrag des Graustufen-Musterpakets ‚Gründung‘ enthält eine derartige (optionale) Regelung.

7. Gesellschafterbeschluss im schriftlichen Verfahren

Der Gesellschaftsvertrag des Graustufen-Musterpakets ‚Gründung‘ sieht als Konkretisierung der gesetzlichen Regelung vor, dass Gesellschafterbeschlüsse sowohl innerhalb als auch außerhalb einer Gesellschafterversammlung gefasst werden können. Die Beschlussfassung außerhalb einer Gesellschafterversammlung sollte typischer Weise den Regelfall darstellen, da die aufwendigen Formalien zur Einberufung und Durchführung eine Gesellschafterversammlung entbehrlich sind.

Für eine Beschlussfassung außerhalb einer Gesellschafterversammlung ist es erforderlich, dass sämtliche Gesellschafter mit der Art der Beschlussfassung einverstanden sind. Ist auch nur ein Gesellschafter (unabhängig von der Beteiligungshöhe) gegen die Beschlussfassung außerhalb einer Gesellschafterversammlung, muss eine förmliche Gesellschafterversammlung einberufen werden. Ist ein Gesellschafter zwar mit der Art der Beschlussfassung einverstanden, nicht jedoch mit dem Beschlussinhalt, ist eine Beschlussfassung außerhalb einer Gesellschafterversammlung möglich.

In welcher Form Beschlussfassungen außerhalb von Gesellschafterversammlungen zulässig, ist abhängig von den Regelungen im Gesellschaftsvertrag. Der Gesellschaftsvertrag des Graustufen-Musterpakets ‚Gründung‘ ist sehr weit gefasst und erlaubt auch Beschlussfassungen per Telefon oder Videoübertragung.

Hinweis: Zur besseren Dokumentation sollten Beschlüsse außerhalb einer Gesellschafterversammlung aber zumindest in Textform (z.B. schriftlich, per E-Mail usw.) gefasst werden. Das Graustufen-Musterpakets ‚Gründung‘ enthält eine Mustervorlage für eine schriftliche Beschlussfassung, in der explizit die Zustimmung zur Beschlussfassung außerhalb einer Gesellschafterversammlung dokumentiert wird.